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| Imagen: Pixabay |
Nos encontramos ya en marzo de 2017, lo que significa que hemos superado el ecuador del plazo de tres años dado por ISO a las organizaciones certificadas por la norma ISO 14001 para adaptarse a la versión de 2015.
Esta entrada está dirigida a aquellas organizaciones que no hayan comenzado aún con la adaptación de su Sistema de Gestión Ambiental a la nueva norma ISO 14001:2015 y quieran tener alguna orientación sobre cómo hacerlo de forma fácil y fiable.
Aquí os damos nuestras recomendaciones para cumplir con los nuevos requisitos de la forma más sencilla posible, y a la vez con garantías de superar la auditoría externa de transición.
Objetivos perseguidos por ISO con esta versión de la norma 14001
Antes de pasar a ver en detalle los cambios que debéis realizar en vuestro Sistema de Gestión, dejadnos que os recordemos los principales objetivos que ha perseguido ISO con esta última revisión de la norma ISO 14001. Es interesante hacer antes este repaso, ya que os servirá para conocer en qué se van a fijar vuestros certificadores cuando os hagan la auditoría de transición:
A. Reforzar el enfoque a la protección activa del medio ambiente, sin dejar de lado el tradicional enfoque preventivo. Es decir, poner el foco no sólo en prevenir potenciales impactos al entorno, sino también en contrarrestar los impactos que se producen en la práctica, de forma inevitable, aunque los controlemos y minimicemos, por el normal desarrollo de nuestra actividad. Para ello:
- Se profundiza en la evaluación del cumplimiento de los requisitos ambientales, continuando con el empuje dado a este asunto ya en la versión de 2004 de la norma. En concreto se pide ahora que las organizaciones profundicen en el desarrollo de mecanismos internos para asegurar no sólo que los incumplimientos legales se detectan y corrigen eficazmente, sino que esto se aplica también a los requisitos voluntarios y contractuales de tipo ambiental. En la práctica, lo que se nos pide es que, en adelante, incluyamos en nuestros listados de requisitos legales esos 'otros requisitos' de carácter ambiental que hayamos podido suscribir con un cliente en un contrato, o de forma voluntaria por habernos adscrito a un determinado programa, iniciativa o asociación con condicionantes ambientales para sus miembros, por poner algunos ejemplos más o menos frecuentes. Se trataría de evaluar periódicamente su cumplimiento, al igual que hacemos ahora con los requisitos ambientales extraídos de la normativa legal que nos aplica.
- Se introduce el concepto de Análisis de Ciclo de Vida (ACV) por primera vez, vinculándolo a la identificación y evaluación de aspectos ambientales de la organización. A la hora de definir si un aspecto ambiental vinculado a un determinado proceso es significativo o no, tendremos que tener en cuenta todo el ciclo de vida del proceso, incluyendo no solo los productos/servicios necesarios (inputs) sino también los resultados y sus consecuencias a futuro (outputs), aunque limitándolo a aquello sobre lo que nuestra organización tenga capacidad de actuar (lo que esté bajo nuestro control directo, y lo que esté bajo el control de terceros sobre los que podamos influir), dejando fuera todo lo que esté bajo el control de un tercero (sobre el que no tengamos la capacidad de influir).
B. Facilitar el día a día de las organizaciones que realizan sus actividades siguiendo las directrices de la norma ISO 14001. Para ello:
- Se ha eliminado el requisito formal de tener un Manual y hacer un número mínimo de procedimientos y registros del Sistema: se sigue haciendo hincapié en que las cosas importantes estén documentadas, pero ahora ya sin importar que su formato, soporte, etc. estén estandarizados. Esto no significa, obviamente, que no haya que seguir documentando las cosas importantes. Tampoco implica que la organización que quiera seguir usando un Manual y unos procedimientos y formatos estandarizados esté incumpliendo algún requisito de la nueva versión de la norma.
- Se ha simplificado el lenguaje usado en la norma al explicar los requisitos a cumplir: esto será de bastante ayuda sobre todo a aquellos que se acerquen a la ISO 14001 por primera vez, ya que se eliminan definiciones y conceptos no muy claros presentes en versiones anteriores, a los que por suerte o por desgracia ya nos habíamos acostumbrado los que hemos tenido que aplicar las versiones anteriores de la norma.
- Se ha modificado la estructura (el índice) de la norma, para que sea igual al de otras normas ISO de Sistemas de Gestión: esto servirá para facilitar más la integración de los Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 con, por ejemplo, los de Gestión de Calidad ISO 9001, los de Seguridad de la Información ISO 27001, o los de la futura ISO 45001 de Seguridad y Salud (adaptación por ISO de la actual norma OHSAS 18001). La idea es que en adelante todas la normas ISO de Sistemas de Gestión compartan esta estructura (índice de contenidos/requisitos), para facilitar su integración.
C. Mejorar la eficacia de los Sistemas de Gestión Ambiental. En el fondo, lo que se pretende con un Sistema de Gestión ISO 14001 es mejorar el desempeño ambiental de una organización durante el normal desarrollo de su actividad, lo que implica en muchos casos reducir, aminorar, minimizar aspectos ambientales que tienen un impacto en el medio y también en los costes de la organización. Lo que ISO pretende con esta nueva versión de la norma es por tanto que vinculemos más la reducción de los impactos ambientales al beneficio económico que tienen asociado para nuestra organización. Como en anteriores versiones de la norma, ISO tampoco se explaya dando muchas explicaciones al respecto de cómo hacerlo, pero más abajo os daremos nuestra visión al respecto, y os recomendaremos alguna manera de llevarlo a la práctica.
D. Introducir un nuevo concepto que se viene utilizando desde hace unos años en la gestión empresarial: la gestión de riesgos y oportunidades. Este objetivo supone uno de los principales cambios de esta última versión de la norma ISO 14001. Con ello se obliga a las organizaciones a establecer mecanismos para identificar, evaluar y controlar los riesgos y oportunidades asociados no solo a sus actividades, sino también a sus aspectos ambientales significativos, algo que no sucedía en las anteriores versiones de la norma. Este cambio supone también, de paso, la eliminación (por integración en él) del controvertido concepto de "acción preventiva" que se venía manejando en versiones anteriores de la norma y que, siendo honestos, pocas organizaciones utilizaban de forma correcta.
Las principales novedades de ISO 14001:2015 (y cómo implantarlas)
Una vez repasado lo anterior, pasamos a analizar en detalle en qué consisten los cambios producidos en la ISO 14001:2015 con respecto a la versión anterior de 2004.
Adicionalmente, en texto verde y en cursiva, os damos nuestras recomendaciones para cumplir con cada uno de estos nuevos requisitos:
1. Hay que identificar las "partes interesadas" de la organización (internas y externas), y sus "expectativas". Además, hay que decidir cuáles de dichas "partes interesadas" son "relevantes" para la organización.
Ya no son sólo los clientes la única "parte interesada" en la que hay que pensar. Aunque siguen siendo los protagonistas, ahora debemos tener en cuenta también al resto de partes interesadas de la organización (típicamente: empleados, accionistas, proveedores, personas "no-clientes", y entorno socio-económico, entre otros) y considerar también sus expectativas. Existen diferentes modos de cumplir con este nuevo requisito, pero nosotros aconsejamos la realización de una identificación y evaluación de las partes interesadas de forma semejante a como se hace con los aspectos ambientales de la organización (utilizando criterios objetivos y cuantitativos en la medida de lo posible).
2. Hay que definir de forma más clara el alcance del Sistema de Gestión Ambiental de la organización.
La tradicional definición y explicación de la organización incluida al principio del Manual de Gestión Ambiental se deberá enriquecer con información sobre el "contexto de la organización", hablando, por ejemplo, de los mercados en los que se opera, de las "partes interesadas relevantes" antes mencionadas, y de cualquier otra información que permita conocer mejor el entorno socio-económico de la organización.
3. Hay que realizar un Análisis de Riesgos y Oportunidades de la organización, y mantenerlo actualizado.
En dicho análisis debemos incluir siempre los aspectos ambientales significativos dentro de la lista de los riesgos detectados. Existen distintos métodos ya muy extendidos para la realización de este tipo de análisis, como el análisis DAFO (debilidades-amenazas-fortalezas-oportunidades), o la metodología descrita en la norma ISO 31000 de gestión de riesgos. En cualquier caso, nosotros recomendamos usar el método más sencillo posible en función del tamaño y estructura de la organización, centrarlo en las "partes interesadas relevantes" y, eso sí, que sea siempre revisado y aprobado por la Alta Dirección de la compañía antes de poner en marcha cualquier acción derivada. También recomendamos volver a realizar este análisis a intervalos periódicos no demasiado amplios (6 meses - 1 año), documentando los cambios que pudieran surgir.
4. Si se preven cambios en "el contexto" de nuestra organización como resultado del análisis anterior, debemos prepararnos de antemano para afrontarlos, planificando recursos, plazos y responsables.
En este caso nuestro consejo depende de la vía que se haya seguido para cumplir con el requisito de analizar riesgos y oportunidades. Si, por ejemplo, nos hubiéramos decantado por hacer un análisis DAFO, habría que tomar las "amenazas" relacionadas con el contexto de la organización, y crear un Plan de Acciones para afrontarlas todas con una previsión suficiente.
5. Las oportunidades resultantes del análisis anterior servirán para establecer al menos una parte de los Objetivos de Mejora Ambiental.
Siempre y cuando dichas oportunidades no estén relacionadas con el estricto cumplimiento de las obligaciones legales de la compañía, o de otros requisitos como los contractuales, los voluntarios (programas o asociaciones de tipo ambiental a las que nos hayamos adscrito) o los propios de la norma ISO 14001. Para cumplir con ello bastará con hacer un repaso de las oportunidades surgidas del análisis indicado en el punto anterior y decidir, con el respaldo de la Alta Dirección, cuáles encarar como Objetivos de Mejora Ambiental de la organización para ese ejercicio y/o los siguientes.
6. Hay que ampliar la evaluación del cumplimiento de los requisitos ambientales a los requisitos voluntarios y contractuales (de tipo ambiental) que hayamos suscrito con un cliente en un contrato, o aquellos requisitos que hayamos aceptado de forma voluntaria al vincularnos a un determinado programa, iniciativa o asociación con fines ambientales.
Se deberá asimismo evaluar periódicamente su cumplimiento, al igual que venimos haciendo hasta ahora con los requisitos ambientales extraídos de la normativa legal que nos aplica. Entendemos que esto se implementa simplemente añadiendo a nuestro cuadro/lista de requisitos legales ambientales estos 'otros requisitos', e incluyéndolos también en las evaluaciones periódicas que hagamos de su cumplimiento. Así de sencillo.
7. Hay que demostrar de forma más clara el liderazgo de la Alta Dirección como base fundamental para la implantación efectiva del Sistema de Gestión ISO 14001 en la organización, integrándolo a nivel estratégico.
Para ello habrá que evidenciar que los directivos de la compañía tienen un papel protagonista en relación con el Sistema de Gestión. Esto se puede hacer de diversas maneras, pero nosotros recomendamos que se enfoquen desde varios puntos de vista, como por ejemplo, involucrándose en la difusión interna de los Objetivos de Mejora Ambiental de la compañía, incluyendo aspectos relacionados con el seguimiento de estos Objetivos y de los indicadores de gestión en sus reuniones de seguimiento de la producción, etcétera.
8. La Política Ambiental debe estar accesible a todas las "partes interesadas", algo que, aunque parezca increíble, hasta esta versión de la norma no era un requisito obligatorio.
En la práctica, la mayoría de las organizaciones con un Sistema de Gestión ISO 14001:2004 ya venían cumpliendo con este nuevo requisito mediante su publicación en la página web de la compañía, en la intranet, en tablones de zonas comunes dentro de las instalaciones, incluyéndola en los contratos con los proveedores, o en los dossieres comerciales, entre otras opciones.
9. Ya no hay que tener un manual y unos procedimientos/registros mínimos del Sistema de Gestión Ambiental, lo que no significa que no haya que seguir documentando y registrando la información relevante del Sistema.
¿Qué se entiende por 'información relevante' del Sistema? Depende de la organización, pero del análisis de esta versión nosotros entendemos que debe documentarse siempre lo siguiente:
(a) La Política Ambiental.
(b) El nuevo alcance detallado del Sistema de Gestión (con más información sobre el "contexto" de la organización).
(c) Los Objetivos de Mejora Ambiental.
(d) Los criterios para la evaluación y selección de proveedores.
(e) Las comunicaciones (internas o externas) de "partes interesadas relevantes", y el tratamiento que se les dé a dichas comunicaciones.
(f) Todo lo referente a la capacitación y cualificación del personal especializado que sea necesario para el control operacional ambiental.
(g) Las auditorías internas (sean de segunda parte o no), así como su planificación previa, las desviaciones (no conformidades) que surjan al realizarlas, y las acciones correctivas posteriores.
(h) La evaluación del desempeño ambiental de la organización (referido no sólo al control operacional de los aspectos ambientales significativos, sino también de los procesos intermedios, indicadores ambientales, posibles sanciones, etcétera).
(i) La Revisión del Sistema por la Dirección (no necesariamente mediante el tradicional informe anual/semestral, aunque esta sigue siendo una opción perfectamente válida), así como las acciones derivadas de la misma.
Llama la atención que no sea obligatorio documentar ni el método usado para realizar la identificación y evaluación de "partes interesadas relevantes", ni la sistemática usada para el análisis de riesgos y oportunidades, dos de las principales novedades de esta versión, pero así es. De todos modos, desde Cuevas & Montoto Consultores recomendamos documentar ambas metodologías, por ser algo que sin duda ayudará en la auditoría de transición.
10. Se debe considerar el Análisis de Ciclo de Vida (ACV) en la identificación y evaluación de aspectos ambientales, si bien debe limitarse a los aspectos sobre los que nuestra organización tenga el control directo, y a aquellos que controle un tercero pero sobre el que tengamos la capacidad de influir.
Existe una norma ISO, que AENOR vende como en su web como UNE-EN ISO 14040:2006 que, si bien no describe la metodología de ACV en detalle, sí al menos da algunas directrices y principios básicos a tener en cuenta a la hora de realizarlos.
En cuanto al cumplimiento de este nuevo requisito, entendemos que ISO en realidad tampoco está pretendiendo que hagamos un ACV formal de acuerdo a esa norma UNE, simplemente introduce el concepto, y nos pide que lo añadamos a nuestro procedimiento de identificación y evaluación de aspectos, solo eso (de momento).
En la práctica, la mayoría de organizaciones ya consideraba al identificar y evaluar sus aspectos ambientales todas las fases del ciclo de vida de sus productos o servicios sobre las que tiene un control directo (si no fuera así, tocará hacerlo ahora). Lo novedoso sería que deberemos ahora incluir a nuestros proveedores en nuestra identificación y evaluación de aspectos (la que tengamos hecha actualmente).
Para aquellos insumos (productos o servicios contratados) que resulten ser nuevos aspectos ambientales significativos se pueden establecer con esos proveedores mecanismos de colaboración de distinta índole e intensidad, en función de nuestra capacidad de influir sobre ellos, para el control operacional de esos aspectos, e incluso para el establecimiento de objetivos de mejora ambiental.
Por poner un ejemplo, se pueden establecer con esos proveedores acuerdos por los que nos permitan la realización de inspecciones ambientales periódicas en sus instalaciones, solicitarles el envío periódico de información sobre el control operacional que realicen sobre esos aspectos, o la posibilidad de impartir capacitaciones a su personal, entre otras medidas.
Más información
Para más información acerca de los cambios concretos introducidos en esta nueva versión de la norma ISO 14001 os dejamos el enlace a un vídeo publicado en la web de ISO.org en el que se explican los principales cambios (en inglés).
También os recomendamos la lectura del artículo publicado en la web de la revista AENOR sobre este tema.
Por último, para otras consultas sobre este artículo, o si estáis buscando ayuda para realizar la transición de vuestro Sistema de Gestión Ambiental a la ISO 14001:2015, podéis poneros en contacto con nosotros a través de nuestra web www.cuevasymontoto.com. Estaremos encantados de ayudaros.
Elaboración propia.
Fuentes: ISO.org; AENOR.es; lead.bureauveritas.com
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